SEGUIMIENTO

Hay una cosa que se llama "relajación de costumbres". En los proyectos, como en cualquier otro aspecto de la vida, si no se realimentan continuamente respecto a cómo van, lo más seguro es que se desvíen sin remedio. Es como con los hijos, con los compañeros de trabajo o como en los programas de televisión. Solamente a través de un feed-back continuo podremos conducirlos de manera adecuada.

¿Y esto como se hace en un proyecto?. Algunas recetas sencillas:

• Establezcamos reuniones de seguimiento. ¿De qué periodicidad? Pues depende. Si el proyecto dura una semana, pongamos una o dos reuniones al día. Si dura dos años, pongamos una al mes o al bimestre. Una reunión semanal suele ser una dinámica adecuada en la mayoría de los casos.
• La primera reunión, la de "Kick-Off" es de vital importancia. Se establecen todos los "ingredientes" del proyecto: el equipo, el director, el alcance, el plan, cómo hacer seguimiento...
• ¿De qué hablamos en las reuniones de seguimiento? Pues pueden tener un formato fijo: avance semanal, desviación respecto a plan, puntos de acción, riesgos y puntos críticos.
• ¿Riesgos? Esos los trataremos en otro capítulo. Merece la pena.
• Documentemos las reuniones de seguimiento. En un Informe de Seguimiento. Es básicamente el acta de la Reunión de Progreso.  Si tiene un formato más o menos formal, mejor. Pensad que el documento de alcance, el plan y las actas de las reuniones de seguimiento, conforman el paquete de documentación básico del proyecto. Este paquete puede tener, incluso, valor contractual si así se define.

Muchos de vosotros pensaréis que es mucha burocracia. Si se hace "on-line", es decir, con el portátil se asiste a las reuniones y se rellenan formatos ya definidos a priori, el hacer toda la documentación puede tardar lo que tarda la Reunión de Seguimiento. Cuando hay problemas, o confusión en el alcance, o alguien no cumple los compromisos adquiridos, no hay nada como tenerlo documentado para aclarar cualquier situación...