Hola de nuevo.
Después de un largo paréntesis de mucho trabajo, cierre de año y paréntesis navideño, volvemos a la carga con las recetas sencillas para vuestra gestión del día a día.
Dada la situación apurada por la que todos estamos pasando y que esperemos sea lo más corta posible, muchas compañías están buscando la eficiencia y la reducción de costes por todos los rincones de sus organizaciones. Las compras y los proveedores no podían quedarse fuera.
Como venimos contando, la Preselección de proveedores es una necesidad para la empresa que se embarca en un proceso de licitación o concurso. Son varios los motivos:
- Permite tener una visión amplia del mercado. No siempre se conoce lo suficiente. Haber trabajado con el proveedor "de toda la vida" hace que no se hayan investigado nuevas fórmulas de prestación del servicio, nuevos modelos de retribución o nuevas tecnologías.
- Permite hacer un proceso más "justo". Intentemos que, a igualdad de calidad de proveedores, ninguno se quede sin la oportunidad de presentar sus capacidades.
- Permite hacer un filtro. Procesos de licitación de más de 3-4 proveedores son inmanejables y muy costosos en tiempo y esfuerzo.
Una preselección es parte del proceso de venta del proveedor. Una mala presentación o una mala documentación ya da una idea de la calidad del proveedor, de sus ganas de trabajar y esforzarse, de su predisposición al cambio.
Un primer paso es una buena batida por el mercado: reuníos con los que manejan las operaciones o las compras del día a día, con los expertos, con los que conocen el mercado. Recabad información de varias fuentes. Todos tenemos nuestro corazón y nuestra subjetividad y favorecemos a quién mejor nos trata. A través de esta visión de varios interlocutores, de dentro y fuera de la compañía, realizad una lista de invitado a participar en la preseleccion. Más de 10 es una locura. Menos 3 no es un prefiltro. 5-7 puede ser adecuado.
Dos maneras son las adecuadas para hacer la preselección:
- Ronda de presentaciones: los invitados a participar realizan su mejor despliegue de medios y capacidades. Calculad media jornada por invitado y tenéis el esfuerzo en horas de dedicación al tema
- RFI (Request For Information): Lanzad un pequeño briefing de lo que vais a poner en el mercado. Qué proceso queréis licitar. Qué problemática de negocio queréis cubrir. Qué valoráis fundamentalmente en el proveedor. Sobre estas consideraciones, pedid una presentación de capacidades y una petición sobre cómo resolvería el invitado vuestro problema de negocio.
Un posible índice para una RFI sería:
- Presentación de vuestra compañía
- Presentación del proceso de negocio a licitar
- Presentación de la problemática actual
- Petición de información financiera y societaria.
- Petición de capacidades y medios del proveedor: recursos humanos, infraestructuras, sedes, medios técnicos, certificaciones, ...
- Petición de solución a vuestro problema: cómo lo enfocarían, qué pasos darían, cuánto tiempo tardarían en solucionarlo
Sobre las contestaciones a la RFI podéis hacer una Matriz de Valoración. Ponderad los criterios a los que le dais importancia del 1 al 10: calidad de la presentación, facturación, estabilidad accionarial, presencia internacional, aportación de ideas y conocimientos, aportación de tecnología, ... Sobre estas ponderaciones, poned la opinión subjetiva de uno o varios evaluadores. Excel, multiplicar, sumar... y ver el resultado.
Si el servicio a licitar es "comoditizable" (perdonad por el palabro), es decir, existe posibilidad de estandarizar precios o tarifas, podéis hacer en la propia RFI o inmediatamente después, una petición de cotización o RFQ (Request for Quotation): cotízame tus tarifas por perfiles de consultoría, o tus precios de teleoperador o tus tarifas de transporte.
Con todo esto, obtendréis la "short list" de los licitantes a una próxima RFP
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