PROCESO DE COMPRAS VI - Proceso de Licitación

Ya nos toca pedir las ofertas. Tenemos preseleccionados a los candidatos, tenemos los requistos, ... lo tenemos todo!. Ya sólo nos queda lanzarnos al ruedo.

Si tengo que daros alguna recomendación es que el proceso lo hagáis muy muy formal:

• Carta para invitar a participar en el proceso
• Reglas del juego muy claras
• Plazos muy bien definidos.
  

Cuando hablo de las reglas del juego, me refiero a que lo que se pide debe quedar meridianamente claro. Incluso, por qué no, indicando un volumen máximo de folios por documento pedido. Por ejemplo:

• Resumen ejecutivo. Máximo 2 folios.
• Respuesta a la matriz de requisitos. Contestar en el propio documento de la matriz, en la casilla dispuesta a tal efecto.
• Otros elementos adicionales: mejoras pensadas por el proveedor; gama de servicios; cuadro de mando; acuerdos de niveles de servicio propuestos por el proveedor, ...

Cada una de estas peticiones debe estar perfectamente definida. También debe estar definido el soporte (papel, fichero, word/pdf, ...) como el medio (en mano, CD, Pen drive, por correo, ...).

Respecto a los plazos, recomiendo:Fecha clara de envío de la petición de ofertas o RFP

• Fecha clara límite para petición de aclaraciones
• Fecha clara de respuesta de aclaraciones
• Fecha (y hora) clara de recepción de respuestas.
• Fecha de comunicación de resultados.

Vuestros proveedores agradecerán esta claridad y profesionalidad en el proceso.

Que paséis buen verano...